Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik, berfungsi sebagai  prasyarat untuk mendapatkan layanan perpajakan secara elektronik (melalui akun Pengusaha Kena Pajak/PKP) dalam melaksanakan ketentuan Undang-Undang Pajak Pertambahan Nilai seperti penggunaan aplikasi e-Faktur, permintaan nomor seri faktur pajak secara online dan Iayanan lainnya.

Sejak pemberlakuan aplikasi e-faktur per 1 Juli 2014 untuk PKP tertentu, per 1 Juli 2015 untuk PKP Jawa dan Bali serta per 1 Juli 2016 untuk PKP nasional maka daluarsa sertifikat elektronik perlu diperhatikan. Seperti kita ketahui bahwa masa berlaku Sertifikat Elektronik adalah 2 (dua) tahun dihitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak apabila tidak diperbaharui setelah masa itu maka dipastikan autentifikasi sertifikat elektronik di aplikasi e-faktur tidak bisa sehingga uploader tidak akan berjalan (tidak bisa upload FP). Perlu diketahui bawa tata cara perpanjangan sertifikat elektronik sama dengan saat permintaan sertifikat elektronik pertama kali sebagaimana diatur dalam PER-28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik..

Bagi PKP Jawa dan Bali yang sudah terdaftar sebagai PKP sejak 2015 dapat dipastikan bahwa sertifikat elektroniknya akan segera daluarsa, berikut ini diinformasikan tata cara perpanjangan maupun pengajuan baru sertifikat elektronik semoga bermanfaat.

Melihat Masa Daluarsa (Expired) Sertifikat Elektronik 

Untuk mengetahui kapan PKP harus mengajukan permintaan  (perpanjangan) sertifikat elektronik agar terhindar dari keterlambatan yang menyebabkan tidak bisa upload FP dapat mengikuti cara sebagaimana dijelaskan sebagai berikut :

• Lakukan instalasi Sertifikat Elektronik pada browser yang sering digunakan
• Masukan passphrase 
• Apabila yang dimasukkan benar dan sukses terinstal maka sertifikat elektronik akan masuk dalam daftar certificates (lihat gambar).
  • Google Chrome = Klik Settings →  Show Advanced Settings → HTTPS/SSL → Klik Manage Certificate → Sertifikat digital akan tertampil kemudian klik view
  • Mozilla Firefox = Klik garis horizontal 3 di bagian kanan atas browser → Klik Option → Pilih advance → View Certificate
• Pada daftar dialog certificates terdapat rincian expiration date sertifikat elektronik yang barusan diinstal. Expiration date merupakan tanggal dimana sertifikat elektronik akan kadaluarsa.

Siapa Yang Harus Hadir?

Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh pengurus PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain. Pengurus adalah :

• orang yang nyata-nyata mempunyai wewenang ikut menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan (UU KUP).
• namanya tercantum dalam Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak Penghasilan (PPh) Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik, kecuali untuk PKP cabang dan Kerja Sama Operasi (KSO).

Berdasarkan hal ini dapat disimpulkan, bahwa baik perpanjangan maupun permintaan sertifikat elektronik dapat dihadiri selain direktur sepanjang yang hadir adalah pengurus sebagaimana disyaratkan.

Syarat Yang Harus Dilengkapi

Untuk PKP Domisili

• Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik
• SPT Tahunan PPh Badan harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Badan beserta bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT. (SPT terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo).
• Dalam hal pengurus namanya tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan maka pengurus tersebut harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy surat pengangkatan pengurus yang bersangkutan; dan akta pendirian perusahaan atau asli penunjukan sebagai Bentuk Usaha Tetap (BUT)/permanent establishment dari perusahaan induk di luar negeri.
• Pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) dan Kartu Keluarga (KK).
• Dalam hal pengurus merupakan Warga Negara Asing (WNA), pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS), atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP).
• Pengurus yang merupakan WNA tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
• Pengurus harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam compact disc (CD) atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) PKP-nama pengurus-nomor kartu identitas pengurus).

Untuk PKP Cabang

• Pengurus PKP cabang yang menandatangani Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik harus menunjukkan asli dan menyampaikan fotocopy surat penunjukan dari pengurus pusat PKP cabang tersebut.
• Menyampaikan fotocopy SPT Tahunan PPh Badan pusatnya tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik.
• SPT Tahunan PPh Badan harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan fotocopy bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
• Dalam hal nama pengurus PKP pusat yang menandatangani surat penunjukkan tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan, maka pengurus tersebut harus menyerahkan fotocopy surat pengangkatan pengurus PKP pusat yang bersangkutan; dan akta pendirian perusahaan.
• Pengurus PKP cabang harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
• Dalam hal pengurus PKP cabang merupakan WNA, pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, KITAS, atau KITAP.
• Pengurus PKP cabang yang merupakan WNA  tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
• Pengurus PKP cabang harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP – nama pengurus – nomor kartu identitas pengurus).
• Pengurus PKP pusat dari PKP cabang tersebut dapat mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik untuk PKP cabang.
• Dokumen asli dan fotocopy persyaratan sebagaimana dimaksud pada angka 5), angka 6), dan angka 7) harus dengan identitas pengurus PKP pusat.

Untuk PKP berbentuk KSO (Join Operation)

• Pengurus PKP KSO yang menandatangani Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik harus menunjukkan dan menyampaikan fotocopy akta KSO tersebut.
• Menyampaikan fotocopy SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk KSO tersebut tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik.
• SPT Tahunan PPh harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan fotocopy bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
• Pengurus PKP KSO harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
• Dalam hal pengurus PKP KSO merupakan WNA, pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, KITAS, atau KITAP.
• Pengurus PKP KSO yang merupakan WNA sebagaimana dimaksud pada angka 5) tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
• Pengurus PKP KSO harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP – nama pengurus – nomor kartu identitas pengurus)

Untuk PKP Orang Pribadi

• Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.
• SPT Tahunan PPh Orang Pribadi tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik telah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Orang Pribadi beserta bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
• PKP harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
• Dalam hal PKP merupakan WNA, PKP harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, KITAS, atau KITAP.
• Dalam hal PKP adalah WNA tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
• PKP harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP-nama PKP-nomor kartu identitas PKP).

Untuk PKP Bendahara Penerimaan

• Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.
• PKP harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
• PKP harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy Surat pengangkatan sebagai Bendahara Penerimaan.
• PKP harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP-nama PKP-nomor kartu identitas PKP).

Untuk PKP Yang Melakukan Pemusatan PPN

• PKP yang melakukan pemusatan tempat terutang Pajak Pertambahan Nilai (PPN) mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik melalui laman (website) yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
• PKP memberitahukan secara tertulis atas permintaan Sertifikat Elektronik melalui laman (website) ke KPP tempat PKP melakukan pemusatan tempat terutang PPN.
• Tata cara permintaan Sertifikat Elektronik melalui laman (website) mengikuti petunjuk penggunaan (manual user) yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
• KPP yang memberikan persetujuan permintaan Sertifikat Elektronik untuk PKP adalah KPP tempat PKP melakukan pemusatan tempat PPN terutang.

Hal Yang Perlu Dipersiapkan & Diketahui

Untuk kelancaran proses pemberian Sertifikat Elektronik, maka Pengusaha Kena Pajak (PKP) harus mempersiapkan hal-hal sebagai berikut :

• Pengurus diminta untuk mempersiapkan password yang digunakan untuk meminta Nomor Seri Faktur Pajak dan perubahannya serta passphrase sebagai kata sandi untuk penggunaan Sertifikat Elektronik.
• Sertifikat Elektronik yang telah disetujui selanjutnya dapat diunduh (download) oleh PKP atau diunduh (download) oleh KPP untuk diberikan ke PKP.
• Direktorat Jenderal Pajak akan mengirim passphrase sebagai pengaman Sertifikat Elektronik kepada PKP melalui alamat email yang telah terdaftar di Direktorat Jenderal Pajak.
• Setiap persetujuan dan penyerahan Sertifikat Elektronik, Pengusaha Kena Pajak harus menandatangani Berita Acara Penyerahan Sertifikat Elektronik Dalam hal permintaan Sertifikat Elektronik tidak disetujui oleh Direktorat Jenderal Pajak, PKP dapat mengajukan lagi permintaan Sertifikat Elektronik dengan mengikuti tata cara pemberian Sertifikat Elektronik yang diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini.

Ketentuan tentang permintaan dan perpanjangan dapat didownload di sini : PER-28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik.

loading…

Artikel Terkait :

• Tanya Jawab Faktur Pajak Berbentuk Elektronik (e-tax invoice) I
• Tanya Jawab Faktur Pajak Berbentuk Elektronik (e-tax invoice) II
• Tanya Jawab Faktur Pajak Berbentuk Elektronik (e-tax invoice) III