Salah satu tugas dari Account Representative adalah mengawasi pertumbuhan penjualan melalui SPT Masa PPN yang dilaporkan oleh wajib pajak. Dimana salah satunya adalah pengawasan terhadap Retur Penjualan yang dilakukan oleh wajib pajak. Karena didalam penjualan/peredaran usaha yang dilaporkan dalam Laporan Rugi Laba adalah umumnya hanya penjualan net saja. Sehingga perlu dilakukan pengawasan terhadap kronologis atas retur penjualan tersebut.
Dalam transaksi penjualan atas barang sering terjadi pengembalian barang atau dikenal dengan nama Retur Penjualan yaitu pengembalian barang dari customer karena hal tertentu, mungkin karena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yang diinginkan customer dll. Retur Penjualan hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa. Berikut beberapa penyebab terjadinya pengembalian barang kepada penjual yaitu :
- Barang rusak
- Tidak memenuhi spesifikasi
- Akibat perubahan peraturan terhadap jenis barang tertentu yang tidak boleh dilakukan penjualan, namun barang telah dijual.
- Batal penjualan atau kepentingan lain yang mengakibatkan barang dikembalikan kepada Perusahaan.
- dll
Banyak akuntan menyelesaikan masalah retur ini dengan membatalkan atau menghapus atau merevisi Dokumen penjualan. Hal ini memang merupakan cara termudah namun ada informasi yang mungkin penting yang dihilangkan dengan cara tersebut. Pada laporan penjualan juga akan terlihat nomor urut yang hilang sehingga menimbulkan keragu2an bagi penerima laporan, sehingga timbul tidak percaya sehingga lemah dalam pengawasan. Manajemen perusahaan perlu mengetahui dan mengevaluasi kenapa barang tersebut dikembalikan oleh customer untuk menghindari atau meminimalkan hal serupa terjadi dimasa yang akan datang, karena bagaimanapun hal tersebut menyebabkan kerugian bagi perusahaan dalam hal waktu, daya dan juga biaya. Ketiga hal tersebut adalah faktor penting yang terbuang sia-sia yang seharusnya perlu dicatat, diperiksa dan dievaluasi. Sekaligus juga menhindari peluang terjadinya perilaku tidak sehat dalam usaha anda.
Dalam mencatat penerimaan retur sering terdapat persepsi yang berbeda karena sering dibandingkan dengan penjualan sehingga bila terjadi retur akan mengurangi penjualan maka akan dicatat mengurangi Pengeluaran hal ini sama hasilnya dengan menghapus, merevisi atau membatalkan dokumen penjualan termasuk pembatalan faktur pajak. Dalam persepsi lain kami memandang bahwa retur adalah unsur penerimaan yang akan menambah persediaan sejumlah barang retur yang diterima dan menjadi Bukti bagi bagian akuntansi untuk mendebet retur penjualan dan mengkredit piutang sehingga nilai penjualan dan piutang berkurang serta persediaan akan bertambah. Dengan persepsi ini Pengeluaran tidak sebanding dengan penjualan. Cara mana yang akan digunakan keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan. Bila dicatat mengurangi Pengeluaran maka akan terlihat Pengeluaran selalu sebanding dengan penjualan sedangkan bila dicatat sebagai penerimaan maka akan terlihat angka Pengeluaran lebih besar dari penjualan dan selisihnya adalah angka yang menunjukan pemborosan yang terjadi. Pemborosan tersebut adalah hal yang perlu mendapat perhatian. Bila anda tidak memerlukan ini maka anda dapat lakukan cara yang dilakukan pada persepsi yang pertama tanpa perlu menggunakan form Credit Note sebagai Bukti penerimaan barang retur.
Menyediakan Data Untuk Bahan Pertimbangan Sebelum Mengambil Keputusan Bisnis – Selain untuk menyediakan laporan keuanganbagi pihak eksternal bagian accounting juga diharapkan dapat menyediakan data atau informasi keuangan yang dapat dijadikan dasar pertimbangan untuk mengambil keputusan-keputusan bisnis. Dan untuk maksud tersebut, data keuangan minimal harus: AKURAT dan BENAR.
Memastikan Aset Perusahaan Digunakan Secara Efisisen – Ini terkait dengan pengendalian intern, yang di perusahaan-perusahaan menengah kebawah biasanya jarang memperoleh perhatian serius. Dalam hal ini bagian accounting mestinya bisa membantu perusahaan untuk mencegah potensi kerugian dari sisi adminsitratifnya.
Barang kembali, apapun penyebabnya, adalah kerugian bagi perusahaan. Disamping mengurangi nilai penjualan juga menimbulkan biaya-biaya tambahan, antara lain: besar kemungkinannya onkos pengiriman barang kembali ditanggung oleh perusahaan. Jika itu memerlukan barang pengganti, ongkos kirim penggantinya juga mungkin ditanggung oleh perusahaan. Jika perlu perbaikan (revisi), itu artinya perusahaan harus menanggung extra biaya, extra cost.
1. Keakuratan angka – Verifikasi kebenaran angka yang tertera di surat jalan yang menyertai barang kembali. Itu bisa dilakukan dengan cara:
- Minta bagian penerimaan barang melakukan penghitungan fisik, untuk mengetahui apakah jumlah barang kembali yang tertera di dokumen sudah sama dengan fisiknya?
- Jika jumlah fisiknya sudah sama, periksa unit price-nya, apakah sama dengan unit price yang tertera diinvoice waktu perusahaan mengirimkan barang tersebut ke pelanggan.
- Periksa perhitungannya (Unit price x jumlah barang)
2. Kebenaran Prosedur – Hal ini penting dilakukan untuk memastikan: apakah pengembalian barang ini sah adanya? Untuk melakukan verifikasi kebenaran prosedur, anda bisa membaca SOP (Standar Operation and Procedure) mengenai barang kembali, jika tersedia. Jika tidak, anda bisa menanyakan perihal pengembalian barang tersebut kepada bagian marketing atau penjualan. Tanyakan:
- Apakah mereka sudah tahu ada barang retur?
- Mengapa ada barang retur? Apa yang salah?
- Apakah pengembalian barang itu tidak melanggar kesepakatan penjualan?
- Apakah barang yang dikembalikan itu memerlukan barang pengganti? Atau harus diperbaiki?
- Siapa yang akan menanggung biaya pengiriman?
Dengan demikian, maka anda bukan saja telah menunjukan tanggungjawab secara serius, tetapi juga mendapat informasi-informasi penting yang dapat diantisipasi lebih awal—misalnya: apakah anda akan perlu membuat invoice untuk barang pengganti (atau revisi) tersebut, anda juga akan tahu apakah akan timbul biaya kirim, anda akan tahu apakah akan ada biaya extra untuk melakukan revisi, dan lain sebagainya.
Dengan langkah verifikasi ini, minimal anda bisa mantap dan yakin bahwa:
- Angka yang akan anda masukan ke dalam jurnal barang kembali (retur) adalah akurat, bisa dipertanggungjawabkan.
- Anda telah melakukan tindakan pencegahan yang cukup terhadap kemungkinan timbulnya kerugian—bayangkan kalau misalnya anda tidak melakukan verfikasi padahal barang retur tersebut tidak sah, tidak sesuai dengan kesepakatan penjualan, maka perusahaan mengalami kerugian yang tidak seharusnya terjadi, bukan?
Kalau verifikasi terhadap barang lembali sudah dilakukan (angka sudah benar, prosedur barang kembali telah diikuti, dan pengembalian barang tersebut memang sah adanya), maka anda bisa mulai menyaipkan jurnal barang kembali (retur).
Seperti telah sampaikan di awal, bahwa membuat jurnal barang kembali (retur) sangat mudah. Anda hanya perlu membuat 2 jurnal, yaitu: (1) untuk mengakui berkurangnya penjualan (sales) sekaligus mengurangi nilai buku piutang (tagihan), dan (2) menambahkan barang persediaan yang dikembalikan ke dalam buku persediaan sekaligus mengurangi saldo haga pokok penjualan.
Contoh Kasus : Retur Penjualan 1 (Non PKP)
Anda adalah pegawai di bagian accounting PT.JAK. Tanggal 23 September 2011, PT. JAK yang belum berstatus PKP menerima barang kembali dari PT. XYZ berupa 5 unit komputer dengan harga Rp 5,000,000 per unit dengan Harga Pokok Penjualan Rp 4,000,000 per unit. Ongkos kirim barang kembali TIKI Rp 250,000 ditanggung oleh JAK. Anda sudah melakukan verifikasi seperlunya, dan datanya sudah akurat.
Jurnal yang diperlukan:
[Debit]. Retur Penjualan = Rp 25,000,000
[Debit]. Biaya Kirim – Ekspedisi = Rp 250,000
[Kredit]. Piutang – PT. XYZ = Rp 25,000,000
[Kredit]. Utang – Tiki = Rp 250,000
(Catatan: Rp 5,000,000 x 5 = 25,000,000. Jika anda menggunakan software akuntansi, mungkin anda perlu menelusuri invoice-nya saat penjualan terjadi, sehingga jurnal barang kembalinya bisa menunjuk langsung invoice penjualannya).
Dan;
[Debit]. Persediaan – 5 Unit Komputer = Rp 20,000,000
[Kredit]. Harga Pokok Penjualan = Rp 20,000.000
(Catatan: Rp 4,000,000 x 5 = Rp 20,000,000)
Dalam setiap jurnal barang kembali (retur) yang dibuat, diusahakan agar selalu mengikutsertakan informasi yang diperlukan, mungkin bisa dilatkan di description jurnal-nya.
Contoh Kasus : Retur Penjualan 2 (PKP)
PT. JAK sudah berstatus PKP. Tanggal 23 September 2011 PT. JAK menjual 10 unit komputer kepada PT. ABC yang juga berstatus PKP seharga Rp 5,000,000 per unit dengan termin pembayaran kredit 30 hari setelah penyerahan. (HPP) 1 unit komputer adalah Rp 4,000,000. Atas transaksi penjualan tersebut dijurnal:
[Debit]. Piutang Dagang – PT. ABC = Rp 55,000,000
[Kredit]. Penjualan – 10 Unit Komputer = Rp 50,000,000
[Kredit]. Utang PPN = Rp 5,000,000
(Penjualan = 10 x 5,000,000 = 50,000,000. PPN = 10% x 50,000,000 = 5,000,000)
Dan;
[Debit]. Harga Pokok Penjualan = Rp 40,000,000
[Kredit]. Persediaan – 10 Unit Komputer = Rp 40,000,000
(HPP = 10 x 4,000,000 = Rp 40,000,000)
Saat Membayar PPN (8 Oktober 2011):
[Debit]. Utang PPN = Rp 5,000,000
[Kredit]. Kas = Rp 5,000,000
Karena suatu dan lain hal, tanggal 11 Oktober 2011 terjadi retur—atas persetujuan PT. JAK, PT. ABC mengembalikan 3 unit komputer. Atas PPN yang sudah terlanjur dipotong dan disetorkan, dapat dikreditkan pada laporan PPN di masa PPN berikutnya. Dengan catatan, dapat menunjuk nomor invoice (nota tagihan) dan No seri Faktur pajak keluarannya. Sehingga untuk retur penjualan ini dicatat dengan jurnal:
Saat retur (11 Oktober 2011):
[Debit]. Retur Penjualan – 3 Unit Komputer = Rp 15,000,000
[Debit]. Utang PPN – Retur dari PT. ABC Inv#01, PFK #100.008.256 = Rp 1,500,000
[Kredit]. Piutang Dagang – PT. ABC = Rp 16,500,000
Perhatikan: setelah jurnal retur penjualan ini dimasukan, maka buku besar akun ‘Utang PPN’ menjadi bersaldo debit sebesar Rp 1,500,000, dan akan terhapus nanti di masa PPN berikutnya.
Katakanlah tanggal 20 Oktober 2011 PT. JAK menjual barang dagangan senilai Rp 100,000,000 kepada PT. XYZ, dengan Harga Pokok Penjualan Rp 90,000,000. Atas penjualan tersebut di jurnal:
Saat Penjualan (20-Oktober-2011):
[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 110,000,000
[Kredit]. Penjualan = Rp 100,000,000
[Kredit]. Utang PPN = Rp 10,000,000
Dan;
[Debit]. Harga Pokok Penjualan = Rp 90,000,000
[Kredit]. Persediaan = Rp 90,000,000
Perhatikan lagi: Setelah jurnal penjualan dimasukkan, maka akun buku besar ‘Utang PPN’ akan menunjukkan angka:
Rp 10,000,000 – Di sisi Debit
Rp 1,500,000 – Di sisi Kredit (-)
Rp 8,500,000 – Saldo Utang PPN
Dengan demikian, maka ‘PPN Terutang’ PT. JAK menjadi sebesar Rp 8,500,000 saja. Sehingga saat pembayaran PPN (8 November 2011) di jurnal:
[Debit]. Utang PPN = Rp 8,500,000
[Kredit]. Kas = Rp 8,500,000
Setelah jurnal pembayaran PPN di atas dimasukan, maka saldo akun ‘Utang PPN’ di buku besar menjadi nol, alias lunas.
Jika seorang Account Representative meminta perusahaan anda membuktikan bahwa retur penjualan saudara adalah benar maka, selaku wajib pajak harus dapat membuktikan kronologis retur tersebut dengan dokumen pendukungnya jika tidak ingin retur penjualannya tidak diakui. Demkian untuk dimaklumi.
Diambil dari berbagai sumber yaitu :
- https://jurnalakuntansikeuangan.com/2011/09/membuat-jurnal-retur-penjualan-dengan-ppn/
- https://tax-center.pajak.go.id/tkb/PPN/144/PPN-628
- https://zulidamel.wordpress.com/2010/05/30/retur-penjualan/